¡Gestiona tu tiempo!

¡GESTIONA TU TIEMPO!

 

Si eres una persona que vas estresada todo el día y te pones de mal humor porqué no consigues hacer todo lo que tienes que hacer… ¡te dedico el artículo de hoy!

Primero de todo, es importante tener en cuenta que la gestión del tiempo es indispensable para nuestra salud mental. Todo es cuestión de fuerza de voluntad y de querer ponerle un poco de orden a tu vida.

A continuación te voy a dar una serie de recomendaciones para que sea más fácil gestionar tu tiempo, pero no te preocupes… ¡gestionar tu tiempo no te llevará mucho tiempo!

1.- Utiliza agendas: Lo importante de las agendas es mantenerlas siempre a la vista, tomarse el tiempo de apuntar los compromisos en el momento en que se produzcan y examinarla regularmente para recordar lo que tenemos que hacer.

2.- Ordena tu mesa de trabajo: Es importante al final de la jornada de trabajo dejar la mesa completamente libre de documentos y objetos y, de esta forma, al comienzo de la jornada no tendremos que ocuparnos de realizar la limpieza, pudiendo comenzar nuestro trabajo de forma inmediata y con mayor productividad.

3.- Haz listas de tareas: Es importante utilizar diariamente una lista de tareas en las que se recojan los trabajos a realizar durante la jornada. Esta lista permite apuntar todas las tareas que vamos a realizar durante la jornada, tachar las que vayamos haciendo y agregar las tareas que vayan generándose y aquellas que nos conviene recordar para listar en días siguientes. La elaboración de la lista de tareas es conveniente realizarla al concluir la jornada o como primera acción de la mañana.

4.- Establece prioridades: Una vez conocidas las tareas a realizar, es fundamental proceder a priorizar entre las mismas estableciendo un orden o jerarquía en su ejecución y asignando un tiempo aproximado para cada una de ellas, sin olvidar, que el tiempo que dediquemos a priorizar las tareas nunca se malgasta, ya que a la larga será un ahorro. Es importante comenzar siempre por las tareas de más alta prioridad, pero es conveniente intercalar estos bloques de concentración intensa con periodos dedicados a tareas más sencillas.

Según Stephen Covey, cada tarea identificada se tiene que clasificar en función de su importancia y su urgencia, tal y como muestra la Tabla 1.

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Tabla 1. Clasificación de tareas, por Stephen Covey.

 

5.- Ajústate a los ritmos de trabajo: Todos disponemos de una energía para realizar nuestro trabajo que fluctúa hasta alcanzar un nivel máximo y que después desciende. Debemos conocer nuestros ritmos físicos y mentales con el fin de sacar el mejor partido de los periodos de tiempo en los que nuestros rendimientos son más elevados o, por el contrario, menores. En el primer caso se realizarán las tareas más complejas y en el segundo las más sencillas.

6.- Asigna tiempos: a) Las primeras horas de la jornada suelen ser las horas en las que se dispone de mayor concentración b) Un periodo de tiempo de entre 25 y 35 minutos es el ideal para trabajar con máxima concentración en la tarea c) A las tareas secundarias y auxiliares conviene asignar espacios de tiempo en los que la concentración es menor (últimas horas de la jornada) d) Contar siempre con un plan B para el caso de que se produzcan  imprevistos que pueden alterar nuestra organización.

7.- Divide las tareas: Es conveniente dividir una tarea compleja en varias fases de trabajo asignándole a cada una de ellas un periodo de tiempo determinado, durante la misma jornada o en varias jornadas.

8.- Evita las interrupciones: Las interrupciones son incompatibles con una eficaz gestión del tiempo. Si estamos decididos a gestionarlo, debemos adoptar medidas para evitarlas, tanto en lo que atañe a nuestra conducta (distracciones, dedicarse momentáneamente a otras tareas, etc.) como a las de terceros (compañeros, llamadas telefónicas, visitas inesperadas, etc.). Para evitar interrupciones podemos cerrar el correo electrónico, filtrar las llamadas o avisar a nuestros compañeros de que no molesten en ese momento.

9.- Descansa: Es conveniente establecer una serie de descansos entre tareas con actividades que nos sean agradables y nos gratifiquen: tomar un café; pasear durante unos minutos; charlar con algún compañero, estirar las piernas, etc. Se recomiendan 5 minutos de descanso cada 25 a 35 minutos de trabajo y entre 15 y 30 minutos cada 2 horas.

10.- Respeta a los demás: Al hablar de gestión del tiempo siempre pensamos en nuestro tiempo, pero ¿Qué pasa con el tiempo de los demás? Debemos de aprender a respetar las necesidades de los demás y procurar no interrumpirlos ya que si tú no respetas el tiempo de los demás, probablemente los demás no respetarán el tuyo.

 

Recuerda que para poder gestionar correctamente tu tiempo es indispensable que tengas conocimiento de tus objetivos y metas. Saber qué es lo que hoy te propones lograr te ayudará a priorizar las actividades de tu día. También te ayudará a estar más motivado, evitando distracciones, debido a que sabes qué es lo que vas a lograr, y por tanto actúas en consecuencia.

 

Cristina Bernabé

Psicóloga deportiva

 

Referencias bibliográficas:

Covey, S. R. (1989). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Editorial Paidós, Buenos Aires, Argentina.

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